Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 11 août 2026

La présente politique décrit la manière dont Online Soft collecte et utilise les données à caractère personnel des visiteurs du site www.onlinesoft.fr, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Online Soft
3 rue du Petit Montmarin, 70000 VESOUL, France
R.C.S. de Vesoul n° 750446163
TVA intracommunautaire FR26750446163
Représentée par Nathalie SAGE, directrice de la publication
Téléphone : 03 84 68 29 34
E-mail : contact@onlinesoft.fr

Online Soft n’a pas désigné de délégué à la protection des données (DPO), cette désignation n’étant pas obligatoire au regard de la nature et du volume de ses traitements. Toute question relative à vos données peut être adressée à contact@onlinesoft.fr.

2. Nature du site

Le site www.onlinesoft.fr est un site de présentation de nos activités. Il ne permet ni la vente en ligne, ni le paiement, ni la création de compte client. Les formulaires proposés (demande d’intervention, configurateur) servent uniquement à recueillir votre besoin afin que nous puissions vous rappeler, établir un devis ou planifier une intervention. Aucune donnée bancaire n’est collectée sur le site.

Le site n’est pas destiné à recevoir de données de santé ni, plus généralement, de données dites « sensibles » au sens de l’article 9 du RGPD. Nous vous remercions de ne pas en faire figurer dans les champs libres des formulaires.

3. Données collectées, finalités et bases légales

3.1 Demande d’intervention (formulaire « Créer un ticket »)

• Données : nom, prénom, société ou cabinet (facultatif), téléphone, adresse e-mail, matériel concerné, description de la panne, marque / modèle / numéro de série (facultatif), créneaux de rappel souhaités, existence d’un contrat de maintenance.
• Finalité : enregistrer et traiter votre demande d’intervention, vous recontacter, planifier et réaliser le dépannage.
• Base légale : exécution du contrat de maintenance en cours ou, à défaut, exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
• Caractère obligatoire : les champs marqués comme requis sont nécessaires au traitement de la demande ; à défaut, nous ne serions pas en mesure d’y répondre.

3.2 Configurateur de devis

• Données : éléments de configuration sélectionnés (matériels, quantités, options, contrats de service, mode de livraison) et, le cas échéant, coordonnées transmises pour recevoir le devis.
• Finalité : comprendre votre besoin et établir une proposition commerciale chiffrée sans avoir à vous solliciter à nouveau.
• Base légale : exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).

3.3 Prise de contact directe (e-mail, téléphone, visite)

• Données : identité, coordonnées et contenu de votre message.
• Finalité : répondre à votre demande d’information ou de devis.
• Base légale : intérêt légitime d’Online Soft à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées (article 6.1.f du RGPD).

3.4 Gestion de la relation client

• Données : coordonnées professionnelles des interlocuteurs, historique des demandes, devis, commandes et factures.
• Finalité : exécution des prestations, suivi commercial, facturation et respect de nos obligations comptables et fiscales.
• Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b) et respect d’obligations légales (article 6.1.c du RGPD).

3.5 Prospection commerciale

Nous n’adressons de sollicitations commerciales qu’à des professionnels, pour des produits ou services analogues à ceux déjà fournis ou demandés, sur la base de notre intérêt légitime. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans frais, en écrivant à contact@onlinesoft.fr. Aucune donnée n’est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins de prospection.

4. Durées de conservation

• Demandes d’intervention et tickets : pendant la durée de la relation contractuelle, puis 3 ans à compter de la clôture de la demande, à des fins de suivi technique et de preuve.
• Prospects et demandes de devis non converties : 3 ans à compter du dernier contact de votre part.
• Clients : pendant la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans (prescription commerciale).
• Documents comptables (devis signés, bons de commande, factures) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce.
• Journaux techniques du site et du serveur : 6 mois maximum.

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou archivées de manière sécurisée lorsque leur conservation reste imposée par la loi.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont destinées aux seules personnes habilitées d’Online Soft (direction, équipe technique, administration des ventes) dans la limite de leurs attributions. Elles peuvent être traitées, pour notre compte et sur nos instructions, par les prestataires suivants, liés par un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD :

• LWS : hébergement du site et des données associées (serveurs situés en France).
• Microsoft Ireland Operations Ltd (Microsoft 365) : messagerie professionnelle et outils bureautiques.
• Mailinblack : filtrage et protection de la messagerie (société française).

Vos données peuvent également être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi nous y oblige, ainsi qu’à nos conseils (expert-comptable, avocat) dans le cadre de leurs missions.

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons aucune donnée personnelle.

6. Transferts hors Union européenne

Nos traitements sont réalisés au sein de l’Union européenne. Certains outils de messagerie fournis par Microsoft peuvent toutefois donner lieu à des transferts vers les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par la certification du prestataire au titre du EU-U.S. Data Privacy Framework, complétées par des mesures techniques de protection.

7. Cookies et traceurs

Le site n’utilise aucun cookie publicitaire, aucun outil de mesure d’audience tiers et aucun bouton de partage traçant. Aucun profilage n’est réalisé.

Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés : cookie de session et de test du gestionnaire de contenu WordPress, cookies d’authentification pour les seuls utilisateurs disposant d’un accès à l’espace d’administration. Ces cookies sont exemptés du recueil du consentement au titre de l’article 82 de la loi Informatique et Libertés. Ils ont une durée de vie maximale de 12 mois.

Les liens vers nos pages Facebook et Instagram sont de simples liens hypertextes : aucune donnée n’est transmise à ces réseaux tant que vous ne cliquez pas dessus. Aucun cookie tiers n’est déposé sur votre terminal lors de la consultation des pages du site.

Si un outil de mesure d’audience venait à être ajouté, un bandeau de consentement serait mis en place préalablement à tout dépôt.

8. Sécurité

Le site est intégralement servi en HTTPS. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : limitation et traçabilité des accès, comptes nominatifs, mots de passe robustes, mises à jour régulières des logiciels, sauvegardes et protection de la messagerie. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, vous en seriez informé conformément à l’article 34 du RGPD.

9. Décision automatisée

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé. Le configurateur de devis fournit une estimation indicative ; toute proposition commerciale est établie et validée par un collaborateur.

10. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition (notamment à la prospection), droit à la portabilité de vos données, et droit de définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@onlinesoft.fr ou à Online Soft : 3 rue du Petit Montmarin, 70000 Vesoul, en précisant l’objet de votre demande. Une preuve d’identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable. Nous vous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy : TSA 80715 : 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur www.cnil.fr.

11. Rôle d’Online Soft chez ses clients

Dans le cadre de ses prestations d’infogérance, de maintenance et de télémaintenance, Online Soft peut être amenée à accéder à des systèmes contenant des données personnelles dont ses clients sont responsables de traitement. Online Soft agit alors en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, sur instruction documentée du client et dans le cadre d’un contrat de sous-traitance dédié. La présente politique ne couvre pas ces traitements, qui relèvent de la politique de confidentialité de chaque client.

12. Modification de la présente politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte d’évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.